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              如何做好資產管理工作

              使用資產標簽系統可以提高效率、控制力和利潤。

              無論項目是固定的還是移動的,資產標簽都可以優化員工的工作和企業內的信息流。

              不僅可以輕松快速地組織資產,而且固定資產折舊等重要數據也可以快速獲取和直觀共享。

              這篇文章將討論什么是資產標簽以及如何最好地部署它們。

              什么是資產標簽以及它們的使用位置

              資產標簽作為打印的、可掃描的標記,貼在貴公司希望跟蹤的任何項目上。

              制造商使用多種不干膠材料制造它們——紙質、PET、塑料、聚酯薄膜,甚至乙烯基。

              每個資產標簽都帶有一個唯一的字母數字代碼,以將其與相同的項目區分開來。

              雖然它們幾乎適用于每個行業,但企業在以下行業中使用資產標簽最多:

              • 建造

              • 教育

              • 運動的

              • 衛生保健

              • 款待

              • 室內辦公室工作

              • 工業和制造業

              • 零售

              當對象在供應鏈中移動或接受維護時,定期掃描標簽,創建當時資產狀況的時間戳捕獲。

              此外,掃描會調用有關該項目的大量重要信息,例如其名稱、庫存位置和操作員手冊。

              隨著時間的推移,掃描會創建關于資產所在位置以及其用途如何的全面記錄。

              對于固定資產,掃描可以提供重要的環境或性能相關數據。

              哪些資產需要標記?

              這聽起來像是一個令人沮喪的謎語,但有一個格言有助于澄清這個問題。

              需要標記的資產是需要跟蹤的資產。

              那么,哪些資產需要跟蹤?

              每個行業和單個企業的答案都不同。

              以下是一些需要考慮的類別:

              • 公司必須具備以下資產:制造設備;信息技術產品,例如計算機、筆記本電腦、平板電腦和智能手機;施工車輛和工具。

              • 有價資產:歌詞或建筑平面圖等無形資產;不可替代的歷史或藝術物品。

              • 具有潛在責任風險的資產:員工車輛、維修設備、叉車等用于運輸的物品。

              • 外圍 IT 項目:用于存儲、監視器、軟件的外部硬盤驅動器。

              • 電器:許多公司設有員工休息室,通常包含微波爐、冰箱、洗碗機和爐灶。

              • HVAC:供暖和空調設備在跟蹤時也更有用。

              • 家具:一些組織擁有用于大堂和客戶休息室的貴重家具;其他人將項目存儲在此類別中并經常移動它們。折疊椅、教育設備和手推車在跟蹤時更容易計算。

              使用資產標簽增強這些項目意味著它們更安全、更容易理解并且更有利可圖。

              跟蹤有助于提供準確的項目計數,并確認它們的位置。

              資產標簽系統的目的

              當公司投資于資產標簽系統時,這種新安排很少需要很長時間才能產生巨大的紅利。

              獲取和激活資產標記系統背后的使命很容易根據您的業務需求和目標進行定制。

              以下是資產標簽系統的幾個目的:

              有效跟蹤設備

               

              標記資產可以幫助組織跟蹤許多不同類型的設備。了解誰使用了它、如何使用以及在哪里使用它可能同樣重要。

              資產標簽使這成為可能。

              了解物品在倉庫、大型工地或公司分支機構系統中的位置有助于員工節省寶貴的時間。

              一些工作場所分析師估計,普通員工每天花費一個半小時來尋找物品。

              資產標簽使員工可以專注于手頭的任務。

              因此,無論是在辦公室還是在現場,設備的可靠跟蹤都可以節省時間和金錢,同時降低員工的挫敗感并創造更積極的工作環境。

              資產標簽還提供了一個保管鏈。

              在丟失、被盜、受傷或審計的情況下,保管鏈非常有價值。

              設備跟蹤提供的透明度還增加了經理、員工和利益相關者之間的信任、責任感和富有成效的關系。

               

              庫存控制和維護

              庫存控制不僅僅包括防止丟失或被盜。

              在資產標簽中使用QR 碼或條形碼意味著您的系統提供商會為每個項目分配一個唯一標識符。

              這意味著,如果您的一項資產丟失,執法人員可以在警察取回該物品后立即核實您的所有權。

              此外,如果與使用相似或相同物品的競爭對手發生爭議,資產標簽將證明其事先擁有。

              使用資產標記系統可以更輕松地管理維護。

              員工定期掃描需要維護的物品,形成了一條長而有價值的記錄鏈。

              當決策者渴望收集有關折舊、影響資產的環境因素、ROI(投資回報率)和整體效率的信息時,此信息至關重要。

              這是一個資產折舊示例

              資產標記系統還簡化了報告設備故障。

              這加快了定期維護行動,并有助于發送預防性維護提醒。

              操作手冊和制造商參數可以通過簡單的掃描輕松訪問,以及過去的維護預約列表。

              供應商或第三方維護提供商的聯系信息也很容易包含。

              防止盜竊和丟失

               

              除了上面提到的防損效果外,資產標簽還有助于保護可能永遠不會離開上鎖的房間或攜帶大量貨幣價值但包含敏感、專有或機密信息的物品。

              專門設計的標簽有助于采取安全措施。

              它們有以下幾種形式:

              • 防篡改標簽:用獨特的粘合劑密封,如果有人試圖將其移除,則會留下棋盤設計

              • 兩部分資產標簽:在兩個附加標簽上印有相同的信息,它們表明該項目是否經歷過使用、打開或其他形式的篡改。

              • 金屬標簽:通常焊接或擰在物品上,通常是經歷戶外環境的物品。幾乎不可移除的金屬標簽對于暴露在持續振動、腐蝕性材料或極端溫度下的資產也很有用。

               

              這些類型的資產標簽不僅提供了額外的保護層,還向客戶和員工保證他們的安全是您組織的首要任務。

              強化這一概念有助于增強對您的服務和產品的信任和信心。

              簡化資產標記系統的五個步驟

              資產標記系統僅與其初始組織和持續維護一樣好。

              在建立資產標簽系統時,請牢記以下幾點。

              1. 為您的工作環境選擇正確的標簽

              正如每個組織對資產標記系統的目標和需求不同一樣,標記本身也不同。

              資產標簽有許多不同的樣式組合,因此公司可以跟蹤其固定資產、可移動資產和戶外物品等。

              戶外設備的資產標簽示例

              以下是幾種類型的資產標簽:

              • 二維碼:獨特的黑白圖案方塊鎖,鏈接到資產配置文件;員工使用智能手機或平板電腦掃描它們

              • 藍牙:這種低能耗技術最適合用于少量數據

              • GPS:標簽向資產跟蹤系統返回信號以指示位置

              • 條碼:非獨特 但價格低廉的一系列黑色和白色線條,最常用于零售業

              • RFID(射頻識別):無線電波提供非視線跟蹤

              最適合您公司的標簽取決于您的運營方式以及您希望通過系統實現的目標。

              2.列出您的固定資產和可移動資產

              在決定標記什么之前,先盤點一下。您希望跟蹤哪些組織,為什么?

              請記住,此列表可能包括固定資產和可移動資產。

              獲得有關資產狀態的準確計數和狀況報告至關重要。

              在嘗試優化它之前,您必須確切地知道自己擁有什么。

              這不僅對保險信息和數據精確性很重要,掌握資產狀態的全局概念可以更好地指導您在后續步驟中的行動。

              3. 安全地應用資產標簽

              資產標簽應用的正確形式取決于標簽和資產的類型。

              例如,一件無價的藝術品不應該像教科書或挖掘機那樣獲得相同的標簽和附著方法。

              在大多數物品上,最好將資產標簽放置在容易找到的位置,但不會經受大量處理。

              資產標簽不應受到陽光直射。

              但是,它應該位于易于掃描的表面上。

              最受歡迎的室內物品標簽通過粘合劑永久粘附在資產上。

              資產的表面應首先經過測試,以確保標簽能夠很好地粘附而不會留下損壞。

              通過清潔該區域、消除標簽下方滯留的空氣以及 24 小時避免使用該資產,員工可以確保標簽已完全固定。

              最好讓粘合劑在室溫和低濕度下固化。

              此外,建議在 72 華氏度/22 攝氏度和 50% 相對濕度下存儲額外的標簽。

              4. 在您的資產數據庫中記錄所有重要信息

              選擇標記結構的類型和系統將使用的技術是安裝成功的資產標記系統的一半。

              另一半是設置每次掃描將建立的信息數據庫的基礎。

              這包括決定您的標簽將保存什么樣的信息,以及詳細程度。

              根據資產的類型,標簽中編碼的信息通常包括:

              • 資產名稱、簡要說明及其制造商序列號

              • 購買日期、價值、生命周期估計和折舊階段

              • 保險、保修和法律聯系信息,包括所有保單證明和詳細信息

              • 維護歷史

              • 第三方服務團隊聯系方式

              • 輪班經理、緊急情況和安全聯系信息

              • 操作手冊

              • 制造商指南

              • 員工保管記錄

              • 項目所在位置和下一步移動位置的時間表

              如您所見,加載此信息將提供資產最重要細節的即時概覽。

              將這些數據定位在同一個地方可以更輕松地搜索信息。

              此外,由于數據從中心位置發布,所有員工都將使用相同的信息進行工作。

              5. 選擇帶有易于使用的標簽系統

              在軟件系統中尋找與您的資產標簽配對的 許多關鍵功能。

              這些是一些:

              • 可擴展性:該系統能否滿足您的組織現在的情況,然后隨之增長或收縮?

              • 免費試用:信譽良好的公司提供對其資產標記系統的免費試用,以便他們的客戶可以確保技術和方法是合適的。

              • 云存儲:云的使用對于保護公司數據以及使員工和決策者能夠訪問相關信息至關重要。

              • 直觀:資產標簽系統不應給員工帶來負擔。相反,它應該提高其效率、透明度和安全文化。精心設計的系統易于學習并集成到日常任務中。

              • 滿足公司的需求:該套件不應努力適應過度結構化的一刀切系統,而應提供定制以幫助您實現目標。

              云存儲、廣泛的支持服務菜單和獲得專利的二維碼標簽可與您公司的基礎設施無縫集成。

              數據字段、標簽和代碼都可定制,以實現全面的跟蹤方法。

              結論

              資產標簽系統的好處有很多,但前提是系統本身與其打算服務的業務一致。

              采取其中一些措施將確保您的資產和員工能夠很好地協同工作。


              (責任編輯:風云網絡)

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